SOS 92 – Coordination Administrative et Opérationnelle

La problématique client

Créé en 1978, SOS 92 Garde et Urgences médicales est un cabinet de groupe regroupant 40 médecins libéraux associés, qui assurent 24h sur 24 et 7j/7 une permanence de soins sur le département des Hauts-de-Seine et Paris Ouest. SOS 92 effectue près de 50 000 visites à domicile et 80 000 consultations par an et met tout en œuvre pour intervenir au domicile des patients dans les meilleurs délais afin d’offrir la meilleure prise en charge possible. SOS 92 propose également des téléconsultations, pour répondre au mieux aux demandes de soins non programmés.

L’organisation est composée d’un groupe de médecins généralistes associés dont la gouvernance est organisée autour de 2 gérants élus en AG tous les 3 ans. Lors de l’assemblée générale de décembre 2022, deux nouveaux gérants seront élus.

La société fait face à ce jour à deux enjeux :

• La difficulté de recrutement de nouveaux remplaçants lié à un déficit de notoriété et le manque de campagnes de recrutement
• Des difficultés de mobilisation des associés pour candidater à la gérance, combinées à un modèle qui ne permet pas de pérennité et engendre ainsi des surcoûts.

Méthodologie

Pour répondre à ces enjeux, Docteur House a proposé un accompagnement autour de deux volets :

1. Mener une campagne de communication imminente, en vue de recruter de nouveaux remplaçants

2. Revoir le modèle d’organisation de la gérance sur le long terme et les missions qui pourraient être déléguées

Campagne de communication en vue du recrutement

Pour mener à bien cette première mission, l’équipe de Docteur House a procédé en plusieurs étapes :

1. Un audit global, afin de comprendre l’écosystème SOS 92 et les modalités d’exercice au sein de la structure. Notre équipe a ainsi organisé des entretiens individuels, visité les locaux et réalisé un état des lieux des actions de communication déjà mises en place par le passé.

2. Une phase de listage de l’ensemble des actions de communication possibles, afin de proposer un accompagnement sur mesure, pertinent au regard des besoins et du budget de l’équipe de SOS92

3. Une enquête interne auprès des associés, remplaçants et anciens associés, afin de connaître leurs motivations à rejoindre l’équipe, à y exercer, et parfois à la quitter. Cette enquête a permis la réalisation d’un argumentaire par profil type

4. La mise en forme du plan de communication et des grandes échéances (création d’un nouveau logo, dynamisation de la page LinkedIn, plaquettes de présentation, présence à un salon médical…).

Réorganisation de la gérance à long terme

Pour pallier les difficultés de mobilisation des associés pour candidater à la gérance (difficulté à réaliser les passation, volonté de professionnaliser la gestion du cabinet, souhait de gagner du temps de consultation…), le recrutement de Maël, Responsable Administratif et Opérationnel (RAO) a été proposé par Docteur House, sur un rythme de 4 jours par semaine.

L’objectif : appuyer au quotidien l’équipe gérante pour leur libérer du temps de consultation et optimiser les coûts et le développement de la structure. Docteur House a mené le recrutement du RAO (recherche de candidats, entretiens, contractualisation…) en janvier 2023. Les missions de Maël ont été définies en accord avec la gérance : Mettre en œuvre les projets de développement de la structure
• Améliorer la notoriété de la structure et assurer les relations avec l’écosystème
• Garantir l’excellence opérationnelle : création d’outils, automatisation des process et démarche qualité
• Formaliser un reporting régulier pour l’ensemble des associés
• Faire le lien avec les cabinets d’avocat et d’expertise comptable
•Assurer la gestion administrative des prestataires de la structure

Ce recrutement a ainsi permis à la gérance de se recentrer sur ses fonctions décisionnelles et d’adopter une posture plus stratégique.

RESULTATS

L’accompagnement à 360° de Docteur House a produit plusieurs effets. En janvier 2023, une nouvelle équipe de gérants a pris ses fonctions avec un mode d’organisation renouvelé. Un Responsable Administratif et Opérationnel (RAO) a été recruté pour appuyer la gérance au quotidien quatre jours par semaine. Il a ainsi pris ses fonctions en février 2023 et a depuis accompagné la structure sur la remise à niveau du serveur téléphonique, sur la stratégie de communication, l’optimisation des coûts ou encore la relation avec les prestataires. Il travaille également au recrutement de médecins remplaçants.

Au global, l’accompagnement de Docteur House permet d’apporter un nouveau dynamisme dans l’équipe et de contribuer au développement de SOS92.